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郑州会计培训防止电子发票重复入账!勾选平台上有一个很鸡肋的功能

发表时间: 2021-02-03 10:31:17

作者: 河南恒生财务管理有限公司

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郑州会计培训自从增值税电子普通发票问世,如何避免重复报销入账的讨论就不绝于耳。其实本身和增值税电子普通发票最完美契合的应该是财务的无纸化核算

郑州会计培训自从增值税电子普通发票问世,如何避免重复报销入账的讨论就不绝于耳。


其实本身和增值税电子普通发票最完美契合的应该是财务的无纸化核算,无纸化核算彻底脱离纸质原始凭证和纸质会计档案,所有的财务数据都是以电子形式储存。


在这种无纸化的理想状态下,电子发票重复报销问题用大脚趾头想想都绝对就不是啥大问题了,因为财会[2020]6号规定单位要仅使用电子会计凭证进行报销入账归档的其中一个基本条件就是核算单位使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据且能有效防止电子会计凭证重复入账。


郑州会计培训所以说,查重可以说是无纸化报销入账的一个基本要求,核算系统自身就应该带上这样的功能,报销采集的发票信息首先就要接受系统的查重检测。


当然,上面的说实话都是比较超前的一个状态,现实的状态目前肯定不是这样,无纸化核算可以说除了少数企业,大型集团财务共享中心在开始实施外,绝大多数企业都没有搞。


对于大多数企业来说,电子发票目前报销的状态依旧是老样子,那就是打印出来后报销入账。


那么这种情况下,发票重复报销,打印件信息被恶意篡改的情况就还真可能发生,作为财务,在这个环节进行风险管控也是必要的。


结合着财会[2020]6号的相关要求,单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。


我了解到,一些管理规范的企业已经独立开发或者购买相应的辅助会计核算系统,实施并完善了自身的电子档案管理功能。虽然还不能做到仅使用电子会计凭证进行报销入账归档,但是也已经满足了政策的规定和控制风险的要求。


电子发票通过辅助的系统能做到验真和查重,同时也能完成财会[2020]6号的要求,将纸质件的电子会计凭证单独保存并建立和会计凭证的索引关系。


但是


但是


哪怕是以上的方式也是很多中小企业没有实施的,直接并仅将电子会计凭证(主要是电子发票)的纸质打印件作为单位报销入账归档的唯一凭证的现象大量存在。


这是现状,这种现状下,电子发票的重复报销问题依旧是存在的。在这种现状下,每个公司,每个会计在解决这个问题上也是各显神通。


什么建立excel台账查重等等。


其实不知道大家发现没有,我们的发票勾选平台也有一个功能,能够辅助大家查重。


这个功能就是发票管理里面的普通发票入账功能。

这个功能整体一个意思就是,你取得了电子普通发票,如果财务上做了报销处理了,你可以同时把你这张发票的信息上传到平台,平台给你打个标记,记录你的入账信息。

然后下次如果同一张发票你再上传,系统就会提示你重复入账,通过这种方式辅助你查重。

具体操作流程实操君也给大家分享一下。

1、在普通发票入账页面,点击模板下载:

2、打开模板文件,按照要求批量填写申请入账发票的信息,如下图。填写完发票信息,保存文件。

3、点击上传文件按钮,上次此文件。

4、在普通发票入账页面,选择申请日期,点击查询,可以看到入账情况。

以上其实就是勾选平台的一个入账功能,这个功能免费,也有避免重复入账的功能。

但是我个人觉得这个功能比较鸡肋。

既然你平台都能获取新系统开具的所有种类的电子发票信息,为什么你直接搞一个类似专票的勾选入账功能?也就是把公司所有接受的增值税普通发票都直接展示出来。

企业利用这个功能,把已经入账的通过勾选入账方式勾选确认掉,如果是重复入账的发票自然不能多次勾选,通过这种方式一方面可以通过勾选确认查找已经入账的发票数据,一方面可以避免二次手动输入发票确认入账,减少错误率。这样岂不是更便捷?

目前这个功能公司还需要手动按照模板输入需要入账的信息,增加了很多工作量,确实不是很好,希望能够有所改进。

郑州会计培训  编辑  (http://www.hnhscw.com/

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